Warenwirtschaftssystem für den eigenen Online-Shop

Um der Konkurrenz in Zukunft auch weiterhin einen Schritt voraus zu sein, hat der stationäre Handel schon vor Jahren damit begonnen, sich die Digitalisierung zunutze zu machen. Produkte und Dienstleistungen werden durch Onlinehändler auf verschiedenen Plattformen (beispielsweise auf eBay, Amazon, DaWanda) oder im eigenen Online-Shop präsentiert, angeboten und verkauft. Das sorgt für einen stetig anwachsenden Aufwand. Um diesen effizient zu bearbeiten, entscheiden sich Unternehmen für ein Warenwirtschaftssystem, das nicht nur den Arbeitsaufwand optimiert, sondern auch einen Überblick über die eingegangenen Bestellungen gibt.

Mit einem Warenwirtschaftssystem den Überblick behalten

Mit einer vernünftigen Versandhandelssoftware gewährleisten Betreiber eines Online-Shops nicht nur eine effiziente Bearbeitung der Aufträge, sondern auch die Optimierung der Warenwirtschaft. Dazu zählt folgendes:

  • Ein- und Verkauf
  • Warenein- und -ausgangssysteme
  • Logistik
  • Vertrieb
  • Lagertätigkeiten
  • Bestandsaufnahmen

Die Digitalisierung der Warensysteme ist bei Online-Shop-Betreibern zwingend erforderlich. Denn nur so können diese verhindern, dass Waren über verschiedene Plattformen vertrieben werden, die aber schon längst nicht mehr im Lager vorrätig sind. Im Zuge des digitalen Verkaufs wurden außerdem Erwartungshaltungen bei den Kunden geschürt, die ohne ein Warenwirtschaftssystem nicht zu erfüllen sind. Schließlich machen es Händler wie Amazon vor: Wer heute bestellt, erhält morgen seinen Einkauf. Das kann jedoch nur funktionieren, wenn man als Unternehmen eine gut funktionierende Lagerplanung umsetzt. Nur dann können gleichzeitig Betriebskosten gesenkt, Aufgaben automatisiert und Kundenbeziehungen gestärkt werden.

Welche Funktionen sollte das Programm beinhalten?

Eine Digitalisierung der Warenwirtschaft verbindet nicht nur Kassensysteme mit den Online-Shops – auch Händler, die ausschließlich online verkaufen, verzeichnen mit einem Softwareprogramm reibungslosere Versand- und Lagerabläufe. Vereinfacht wird das Ganze unter anderem durch den Echtzeitzugriff auf den eigenen Bestand. Denn wer dort den Überblick behält, weiß, wann er ein Produkt aus dem Sortiment nehmen muss und welche Waren er reduzieren sollte, um Platz für Neues zu schaffen. Es kann somit niemals zu viel verkauft werden, ohne die Aufträge bedienen zu können.
Wie bereits gesagt, soll eine Software Händlern dabei helfen, ihre Prozesse zu automatisieren. Dazu zählen folgende Gruppierungen:

  • Sogenannte Handelsunternehmen, die Ware an- und wieder verkaufen
  • B2B-Handel (Firmen, Institutionen, Endkunden)

Diese Händler benötigen eine Vielzahl von Funktionen, die ihnen ein Warenwirtschaftssystem bieten kann. Für einen Online-Shop wären das beispielsweise:

  1. Die Warenbeschaffung
    Diese beinhaltet das SRM (Lieferantenbeziehungsmanagement), die Disposition, den Einkauf, die Rechnungskontrolle. Demnach alles, was Händler zur Warenbeschaffung benötigen.

  2. Der Warenabsatz
    Durch die Funktion des Warenabsatzes behält man stets den Überblick über die Versand- und Auftragsabwicklung. Dazu zählt unter anderem auch die Kommissionierung. Das vorhandene CRM (Kundenbeziehungsmanagement) verhilft dabei, eine adäquate Marketingstrategie anhand des Kaufverhaltens der Kunden zu entwickeln.

  3. Die Buchhaltung
    Online-Shop-Betreiber benötigen für ihre Warenwirtschaft selbstverständlich auch ein Buchhaltungssystem, mit dem sie ihre Materialwirtschaft und Lagerverwaltung richtig abrechnen können. Im Gegensatz zum stationären Handel ist es im Onlinehandel mit einer normalen Kassenbuchung nicht getan. Stattdessen müssen die Händler eine Vielzahl an Rechnungen für viele verschiedene Kunden ausstellen, den Versand der Produkte vorbereiten und die Zahlungseingänge verzeichnen. Eine vernünftige Buchhaltung ist daher unerlässlich.

  4. Die Lagerwirtschaft
    Dank der Lagerwirtschaft erschaffen Händler Transparenz: Sie wissen, wie groß ihr Warensortiment ist, wie hoch die Anzahl der einzelnen Produkte ist und wo sie Platz für neue Bestände schaffen müssen.

Welche Software ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Je nach Unternehmensstruktur sind die Bedürfnisse, derer eine Warenwirtschaftssoftware entsprechen muss, andere. Man sollte sich daher genau überlegen, ob eine Open Source Lösung ausreichend ist, oder ob sich die Investition in eine kostenlose Software lohnt, die mehr Funktionen beinhaltet.

Open Source

Kostenlose Programme eignen sich zunächst für kleinere bzw. neu gegründete Unternehmen, deren finanzieller Hintergrund noch keine kostenpflichtige Lösung ermöglicht. Auf dem Markt gibt es viele Möglichkeiten, die interessant für kleine Online-Shop-Betreiber sind.

AvERP

AvERP wirbt damit, dass bereits über 50 mittelständische Unternehmen ihre Software nutzen. Im Gegensatz zu lizenzpflichtigen Lösungen erhält der Nutzer die Vollversion mit kostenlosem Zugriff auf alle Bestandteile, wie folgende:

  • Warenwirtschaft
  • CRM
  • DMS
  • Logistik
  • Projektverwaltung
  • Mitarbeiterverwaltung (integrierte Zeiterfassung)
  • Logistik

JTL-Wawi

JTL-Wawi, das kostenlose Warenwirtschaftssystem, belegte bei einer Umfrage der t3n 2016 den ersten Platz. Es zeichnet sich dadurch aus, dass es sich lediglich um ein Programm handelt, mit dem Händler alle Abläufe digital erfassen können. Durch verschiedene Vorlagen kann man Warenbestände anpassen. Das Steuersystem bietet den Vorteil, dass es flexibel einsetzbar ist, wodurch Nutzer ihre Artikel auch im internationalen Handel listen können. Die Schnittstelle zu verschiedenen Online-Plattformen erleichtert zusätzlich den Verkauf.

Lizenzpflichtige Programme

Gerade größere oder schnell wachsende Unternehmen kennen die Problematik, dass eine kostenlose Vollversion meist nicht den technischen Umfang bietet, der benötigt wird. Sie greifen daher zu lizenzierten Produkten, die sie individuell auf ihre Bedürfnisse anpassen können.

Die „Wawi“ von Lexware

Der Freiburger Hersteller Lexware ist Marktführer im Bereich Software-Lösungen und bietet für Unentschlossene auch eine kostenlose Testversion an. Die kostenpflichtigen Warenwirtschaftssysteme vereinfachen sowohl die Materialwirtschaft als auch die Lagerverwaltung. Das Programm ist in drei verschiedenen Versionen erhältlich, die unterschiedliche Zusatzfeature beinhalten.

Afterbuy

Diese Komplettlösung ist speziell auf Online-Shops ausgerichtet. Sie automatisiert verschiedene Betriebsvorgänge und wirbt mit einer Anbindung zu diversen Verkaufsplattformen, wie Amazon, Facebook und eBay. Auch bei Afterbuy gibt es eine kostenlose Testversion, durch die man vorab prüfen kann, ob sie den eigenen Anforderungen entspricht.

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