E-Rechnungspflicht für Onlinehändler 2027: Was gilt und welche Software mitzieht

Ab 2027 müssen Onlinehändler im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen versenden – ein einfaches PDF per E-Mail genügt dann nicht mehr. Für viele Shopbetreiber klingt das abstrakt, hat aber konkrete Konsequenzen: Wer die Fristen verpasst oder mit falschen Formaten arbeitet, riskiert Probleme beim Vorsteuerabzug und verärgerte Geschäftskunden. Dieser Leitfaden erklärt, was die E-Rechnungspflicht für Onlinehändler bedeutet, welche Formate zugelassen sind, welche Software mitzieht und wie die Umstellung in der Praxis gelingt.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Ein weit verbreitetes Missverständnis: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail verschickt wird. Auch ein digital erstelltes PDF zählt nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Anforderungen. Der Unterschied liegt im Format.

Eine echte E-Rechnung besteht aus einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz im XML-Format, der automatisch in Buchhaltungssysteme importiert werden kann, ohne dass ein Mensch die Daten manuell abtippen muss. Sie entspricht dem europäischen Standard EN 16931 und enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG in verarbeitbarer Form.

Die in Deutschland wichtigsten zugelassenen Formate im Überblick:

• XRechnung: Ein rein XML-basiertes Format ohne visuelle Darstellung. Es wird vor allem im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern eingesetzt, gilt aber auch für private B2B-Transaktionen. Lesbar nur mit spezialisierten Viewern oder direkt aus der Buchführungssoftware.
• ZUGFeRD (ab Version 2.3): Ein Hybridformat – eine gewöhnliche PDF-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz. Menschen sehen das gewohnte PDF-Dokument, Buchhaltungssoftware liest automatisch das eingebettete XML. ZUGFeRD eignet sich besonders gut für den Einstieg, weil bestehende Rechnungsvorlagen weitergenutzt werden können.
• Peppol: Ein europäisches Netzwerk für den automatisierten Austausch von E-Rechnungen zwischen Unternehmen. Für Händler mit internationalen Geschäftskunden oder Lieferanten aus dem EU-Ausland zunehmend relevant.

Was weiterhin erlaubt bleibt: Für Rechnungen an Privatkunden (B2C) gelten die neuen Pflichten nicht. Wer ausschließlich an Endverbraucher verkauft, muss keine strukturierten E-Rechnungen versenden. Wichtig ist aber: Sobald ein Geschäftskunde eine Rechnung anfordert, greift die B2B-Pflicht – unabhängig davon, ob der Shop primär auf Privatkunden ausgerichtet ist.

Der Zeitplan: Wer muss wann handeln?

Das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 in Kraft getreten ist, führt die E-Rechnungspflicht stufenweise ein. Die gesetzlichen Fristen stehen fest.

1. Januar 2025 – Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Pflicht gilt unabhängig von Unternehmensgröße und Jahresumsatz. Wer also heute Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern als XML-Datei erhält, muss diese akzeptieren und verarbeiten können. Dieser Schritt sollte für die meisten Betriebe bereits erledigt sein – falls nicht, besteht Handlungsbedarf.

1. Januar 2027 – Sendepflicht ab 800.000 Euro Jahresumsatz

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen versenden. PDF-Rechnungen sind dann für diese Gruppe im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen grundsätzlich nicht mehr als Standardformat zulässig. Das trifft viele etablierte Onlineshops direkt – insbesondere solche, die auch an Wiederverkäufer, Händler oder Firmenkunden liefern.

1. Januar 2028 – Sendepflicht für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen

Ab 2028 gilt die Sendepflicht für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland, die B2B-Rechnungen ausstellen – unabhängig von der Umsatzhöhe. Auch kleine Händler, die gelegentlich an andere Unternehmen verkaufen, müssen dann strukturierte E-Rechnungen liefern. Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG, die keine Umsatzsteuer ausweisen. Für allgemeine Steuerfragen im Onlinehandel bietet der Artikel Onlineshop Steuern 2026 einen guten Überblick.

Wen betrifft die Pflicht – und wen nicht?

Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich den B2B-Bereich – also Rechnungen zwischen Unternehmen. Für Onlinehändler bedeutet das je nach Geschäftsmodell sehr unterschiedliche Konsequenzen.

Betroffen sind Rechnungen an:

• Gewerbliche Kunden (Händler, Handwerker, Dienstleister, Firmen)
• Plattformpartner und Marktplatzbetreiber
• Lieferanten, Großhändler und Hersteller
• Agenturen, IT-Dienstleister und andere Zulieferer

Nicht betroffen sind:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (vereinfachte Anforderungen nach § 33 UStDV)
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG (z.B. bestimmte Versicherungs- oder Finanzleistungen)
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG bei der Sendepflicht (aber Empfangspflicht gilt!)

Viele Onlineshops wickeln primär B2C-Geschäfte ab – auf den ersten Blick scheint die E-Rechnungspflicht dann wenig relevant. Aber: Im Wareneinkauf, bei Fulfillment-Dienstleistern, in der Kommunikation mit Agenturen und beim Verkauf an Wiederverkäufer entstehen B2B-Rechnungen auf beiden Seiten. Wer hier nicht empfangsbereit ist oder falsch ausgestellte Rechnungen akzeptiert, riskiert Nachforderungen beim Vorsteuerabzug.

Besonders relevant ist die Pflicht für B2B-orientierte Onlineshops. Wie das B2B-Geschäft im E-Commerce insgesamt funktioniert, erklärt der Artikel Onlineshop B2B 2026.

Welche Software Onlinehändler jetzt prüfen sollten

Die gute Nachricht: Die meisten etablierten Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme haben die E-Rechnungspflicht bereits auf dem Radar und bieten entsprechende Funktionen an oder haben sie angekündigt. Welche Lösungen für Onlinehändler besonders relevant sind:

Lexoffice (Haufe Group)

Lexoffice gehört zu den meistgenutzten Buchhaltungslösungen für kleine und mittlere Onlinehändler in Deutschland. Die Software unterstützt den Import und Export von ZUGFeRD-Rechnungen und baut die XRechnung-Funktionen weiter aus. Für Shopify- und WooCommerce-Betreiber gibt es direkte Schnittstellen, die den Rechnungsexport automatisieren. Wer bereits mit Lexoffice arbeitet, sollte im Dashboard die aktuellen E-Rechnung-Einstellungen prüfen und die Roadmap des Anbieters für 2026/2027 im Blick behalten.

sevDesk

sevDesk ist ebenfalls auf E-Commerce-Nutzer ausgerichtet und bietet ZUGFeRD-Unterstützung. Die Plattform kommuniziert aktiv, dass die Vorbereitung auf 2027 läuft und XRechnung-Funktionen schrittweise eingeführt werden. Für Händler mit vielen Ausgangsrechnungen an Geschäftskunden ist sevDesk eine praxisnahe Wahl. Einen ausführlichen Vergleich beider Lösungen bietet der Artikel Onlineshop Buchhaltungssoftware 2026.

DATEV

DATEV ist der Standard bei steuerberatungsorientierten Lösungen. Für Händler, die mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, ist die DATEV-Anbindung oft der einfachste Weg: Der Steuerberater übernimmt die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen, und das Unternehmen übergibt digitale Belege über DATEV-Schnittstellen. DATEV unterstützt alle gängigen E-Rechnungsformate vollständig und gilt als Referenzlösung für die Anforderungen nach § 14 UStG.

Sage und Haufe X360

Für größere Onlinehändler mit eigenem ERP-System kommen Lösungen wie Sage Business Cloud oder Haufe X360 infrage. Diese Plattformen bieten integrierte E-Rechnung-Module und sind auf die Anforderungen nach 2027 vorbereitet. Bei komplexeren Warenwirtschaftssystemen – etwa JTL-Wawi oder plentymarkets – lohnt es sich, beim jeweiligen Anbieter die aktuelle Roadmap zur E-Rechnung abzufragen. Beide Systeme haben E-Rechnung auf der Agenda, aber der Entwicklungsstand der einzelnen Module variiert.

Plugins und Erweiterungen für Shop-Plattformen

WooCommerce-Nutzer können auf Plugins wie „WooCommerce German Market“ oder „Germanized“ zurückgreifen, die E-Rechnung-Funktionen zunehmend integrieren. Für Shopware gibt es ebenfalls Erweiterungen im Store, die ZUGFeRD-Rechnungen generieren. Shopify-Händler sind auf externe Apps oder Buchhaltungsintegrationen angewiesen – eine native E-Rechnung-Funktion für den deutschen Markt ist in der Plattform aktuell nicht Standard. Hier empfiehlt sich die Kombination Shopify plus Lexoffice oder sevDesk über eine direkte Schnittstelle.

E-Rechnung im Shopbetrieb: Was sich konkret ändert

Die Umstellung auf E-Rechnung betrifft nicht nur die Rechnungsausgabe, sondern den gesamten Rechnungsworkflow im Unternehmen.

Ausgangsrechnungen an Geschäftskunden

Wer Rechnungen an Unternehmen stellt, muss ab den jeweiligen Stichtagen strukturierte E-Rechnungen liefern. Die Rechnung kann weiterhin als lesbares Dokument (ZUGFeRD-PDF) zugestellt werden – der eingebettete XML-Datensatz macht sie zur E-Rechnung. Der Empfänger muss das XML-Element verarbeiten können; das PDF dient nur der menschenlesbaren Darstellung. Wichtig: Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG müssen weiterhin vorhanden sein – die E-Rechnung ändert nichts an den inhaltlichen Anforderungen, nur am Format.

Eingangsrechnungen von Lieferanten

Die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025. Wer Lieferantenrechnungen bisher ausschließlich als gedruckte Belege oder einfache PDFs verarbeitet hat, muss seinen Workflow anpassen. Konkret bedeutet das: Software oder Systeme, die XML-Dateien lesen und im Buchhaltungssystem verarbeiten können. Viele Buchhaltungslösungen bieten hierfür heute schon automatisierte Import-Funktionen an.

Archivierungspflichten

E-Rechnungen unterliegen den gleichen Aufbewahrungspflichten wie Papier- oder einfache PDF-Rechnungen – in der Regel zehn Jahre. Die strukturierten Daten müssen so gespeichert werden, dass sie jederzeit maschinell lesbar, unveränderbar und vollständig abrufbar sind. Eine bloße E-Mail mit Anhang genügt dafür in der Regel nicht – es braucht ein revisionssicheres Archiv oder eine entsprechend zertifizierte Buchhaltungssoftware. Die meisten gängigen Lösungen bieten das bereits an, aber es lohnt sich, dies explizit beim Anbieter zu bestätigen.

So gelingt die Umstellung: Schritt für Schritt

Die Umstellung auf E-Rechnung muss nicht über Nacht geschehen. Wer jetzt strukturiert vorgeht, hat bis 2027 ausreichend Zeit für eine saubere Einführung ohne Zeitdruck.

Schritt 1: Bestandsaufnahme machen
Welche Ausgangsrechnungen gehen an Unternehmen? Welche Buchhaltungssoftware wird aktuell eingesetzt? Kann das System bereits E-Rechnungen erzeugen oder empfangen? Diese drei Fragen bilden die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen.

Schritt 2: Software prüfen und ggf. aktualisieren
Beim Softwareanbieter nachfragen: Ist XRechnung oder ZUGFeRD 2.3 verfügbar? Gibt es eine Roadmap für 2027? Falls die aktuelle Lösung keine E-Rechnungen unterstützt, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel – nicht erst kurz vor dem gesetzlichen Stichtag.

Schritt 3: Eingangsworkflow sicherstellen
Die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025. Prüfen, ob die Buchhaltungslösung eingehende XML-Rechnungen automatisch verarbeiten kann. Falls nicht: Einen einfachen E-Rechnung-Viewer einrichten und den manuellen Import als Übergangslösung etablieren.

Schritt 4: Testlauf mit Geschäftspartnern
Mit wichtigen B2B-Kunden oder Lieferanten absprechen, in welchem Format künftig Rechnungen ausgetauscht werden sollen. Peppol bietet dabei den Vorteil eines standardisierten europäischen Netzwerks für den automatisierten Austausch – besonders relevant für Händler mit internationalen Partnern.

Schritt 5: Steuerberater einbeziehen
Für die korrekte Ausstellung (Pflichtangaben nach § 14 UStG bleiben bestehen) und die rechtssichere Archivierungslösung lohnt sich die Abstimmung mit dem Steuerberater. Viele DATEV-nutzende Kanzleien bieten bereits Lösungen für den E-Rechnung-Eingang an und können bei der Implementierung begleiten. Einen Überblick über weitere rechtliche Anforderungen im Onlinehandel gibt der Artikel Onlineshop rechtliche Anforderungen 2026.

Häufige Fehler bei der Umstellung

Aus der Praxis zeigen sich einige typische Fehler, die Onlinehändler bei der Umstellung auf E-Rechnung vermeiden sollten:

• PDF als E-Rechnung deklarieren: Ein normales PDF, auch wenn es digital erstellt und per E-Mail versandt wird, ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Vorschriften. Erst ein eingebettetes XML-Element (ZUGFeRD) oder ein reiner XML-Export (XRechnung) erfüllt die Anforderungen.
• Nur auf den Steuerberater warten: Der Steuerberater hilft bei Fragen zur Archivierung und Buchführung – aber die Implementierung in der eigenen Software ist Aufgabe des Händlers. Früh handeln, nicht bis zum Herbst 2026 warten.
• B2C mit B2B verwechseln: Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht ausgenommen. Aber: Sobald ein gewerblicher Kunde eine Rechnung anfordert, gilt die B2B-Pflicht – auch wenn der Onlineshop primär an Privatkunden verkauft.
• Eingangsrechnungen ignorieren: Viele Händler denken nur an die Ausgangsseite. Dabei gilt die Empfangspflicht seit Januar 2025. Wer eingehende XML-Rechnungen noch nicht verarbeiten kann, sollte das nachholen.
• Keine Abstimmung mit Partnern: Nicht jeder Geschäftspartner akzeptiert jedes Format. XRechnung, ZUGFeRD und Peppol sind technisch kompatibel mit dem EN-16931-Standard, aber es lohnt sich, vorab zu klären, welches Format der Empfänger bevorzugt oder verarbeiten kann.
• Zu späte Software-Entscheidung: Wer die Softwareauswahl bis Ende 2026 aufschiebt, wird feststellen, dass Implementierungsprojekte Zeit brauchen. Buchhaltungssoftware wechseln, Schnittstellen testen, Mitarbeiter schulen – das gelingt nicht in vier Wochen.

E-Rechnung und Marktplätze

Ein Sonderfall, den viele Onlinehändler unterschätzen: Marktplätze wie Amazon oder Kaufland erstellen in manchen Konstellationen Rechnungen im Namen des Händlers oder stellen eigene Servicegebühren in Rechnung. Hier lohnt es sich zu prüfen, wie der jeweilige Marktplatz die E-Rechnungspflicht umsetzt und ob die eigene Buchhaltungslösung die eingehenden Marktplatz-Rechnungen korrekt verarbeitet.

Besonders bei Amazon gilt: Das System generiert Abrechnungsberichte, die buchhalterisch als Eingangsbelege behandelt werden. Ob Amazon diese künftig als strukturierte E-Rechnungen ausstellt, hängt von der Plattformentwicklung ab. Händler sollten hier die Kommunikation von Amazon Business und den eigenen Marktplätzen aufmerksam verfolgen.

Fazit: Jetzt vorbereiten zahlt sich aus

Die E-Rechnungspflicht kommt stufenweise, aber verbindlich. Für Onlinehändler mit B2B-Umsätzen gilt: Die Empfangspflicht ist seit Januar 2025 aktiv, die Sendepflicht kommt ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz und ab 2028 für alle umsatzsteuerpflichtigen Betriebe. Wer jetzt handelt, hat ausreichend Zeit, Buchhaltungssoftware zu prüfen, Mitarbeiter zu schulen und Workflows anzupassen – ohne Zeitdruck kurz vor den Fristen.

Der Aufwand lohnt sich: Betriebe, die frühzeitig auf E-Rechnung umstellen, profitieren von schnellerer Verarbeitung eingehender Rechnungen, weniger manuellen Fehlern und einer reibungsloseren Buchführung. E-Rechnung ist kein bürokratischer Zusatzaufwand, sondern mittel- bis langfristig eine spürbare Effizienzverbesserung im Geschäftsalltag. Der entscheidende erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Kann meine aktuelle Software schon E-Rechnungen? Wenn die Antwort nein ist, ist jetzt der richtige Zeitpunkt zum Handeln.